Các giải pháp giúp bạn tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng

Sự hài lòng của khách hàng luôn là mục tiêu hướng đến của mỗi doanh nghiệp. Những doanh nghiệp lớn hay thường có số lượng khách hàng cũng rất lớn, chính vì vậy việc chăm sóc khách hàng bằng con người là điều rất khó và tốn kém. Vậy nên các giải pháp chăm sóc khách hàng tự động hóa ra đời là thực sự rất cần thiết với các doanh nghiệp. 

Tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng là gì?

Tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng là việc doanh nghiệp ứng dụng công nghệ để tối ưu nguồn lực và hiệu quả trong suốt quá trình tương tác với khách hàng. 

Công cụ hay phần mềm công nghệ sẽ tự động xử lý các công việc đơn giản, lặp đi lặp lại, hỗ trợ và thay thế một phần công việc của con người khi tương tác và chăm sóc khách hàng. 

Lợi ích của việc áp dụng tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng

Áp dụng tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng sẽ mang lại những lợi ích lớn và thấy rõ ràng:

Tăng hiệu quả bán hàng: với công cụ tự động, doanh nghiệp có thể cung cấp nhanh chóng cho khách hàng những thông tin mà họ cần thiết. Điều này giúp tạo được sự chuyên nghiệp và đặt được hiệu quả trong việc giữ chân khách hàng.

Giảm chi phí nhân công: Các phần mềm tự động quản lý khách hàng có thể chăm sóc cùng lúc rất nhiều khách hàng trong cùng một lúc. Vì vậy doanh nghiệp có thể tiết kiệm được nhiều chi phí nhân công cho việc đó.

Giảm áp lực công việc tăng năng suất làm việc: Các doanh nghiệp sẽ không bị áp lực bởi quá tải đơn hàng cũng như lượng lớn khách hàng không thể hỗ trợ được vì không đủ nhân công. Giảm thiểu được áp lực từ những công việc đó sẽ khiến tâm lý thoải mái từ đó có năng suất làm việc tốt và hiệu quả hơn.

Nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp nhờ sự chuyên nghiệp trong việc tự động chăm sóc khách hàng kịp thời và không để khách hàng phải chờ lâu.

Xem thêm: Ví dụ về hành vi & tâm lý mua hàng của người tiêu dùng trong KDOL.

5 giải pháp tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng trong KDOL

1. Thêm trò chuyện trực tiếp để cho phép tương tác ngay lập tức

Trò chuyện trực tiếp có mức độ tương tác cao hơn nhiều so với những gì bạn có thể mong đợi và nó không chỉ được sử dụng để chăm sóc khách hàng. Mục tiêu đầu tiên ở đây là thêm trò chuyện trực tiếp vào trang web của bạn và theo dõi các cuộc trò chuyện. Tìm hiểu các chủ đề và cách mà nhóm của bạn phản hồi.

Chatbot tự động cũng là phương pháp cực kỳ hữu ích để xử lý các câu hỏi ngoài giờ làm việc. Sau khi bạn hoàn thiện kịch bản phù hợp, chatbot có thể hoạt động như các tác nhân ảo độc lập trên trang web của bạn.

2. Tự động trả lời bình luận và inbox cho khách

Bạn biết rằng khi có một số lượng lớn khách hàng gửi yêu cầu và tương tác trên Fanpage Facebook, với hàng ngàn câu hỏi comment trên các bài đăng và hàng ngàn câu hỏi trên hộp thư thì một mình bạn không thể ngồi trả lời hết từng câu hỏi đó được.

Mà việc trả lời đó là thực sự cần thiết, vì nếu khách hỏi mà không thấy ai trả lời hoặc trả lời chậm thì họ sẽ bỏ đi ngay. Điều đó còn cho thấy sự thiếu chuyên nghiệp của bạn trong việc làm ăn nữa.

Bắt buộc bạn phải sử dụng các câu trả lời tự động được dựng sẵn theo một kịch bản để trả lời lại ngay lập tức các thắc mắc của khách hàng.

Tạo cho khách hàng cảm thấy rằng : “mình đang được người bán hàng quan tâm, chăm sóc và giải đáp ngay các thắc mắc. Từ đó khách hàng cảm thấy sự chuyên nghiệp, an tâm, tin tưởng, thoải mái và hứng thú hơn với việc mua sắm các sản phẩm mà bạn cung cấp ”.

3. Gửi tin nhắn đến tất cả khách hàng đã từng inbox với page

Tất nhiên Facebook sẽ không hỗ trợ phía doanh nghiệp gửi tin nhắn hàng loạt đến khách hàng trên Facebook. Đó là vì hành động gửi tin nhắn hàng loạt như vậy với Facebook là hành động spam. Trừ khi phía chủ fanpage sử dụng dịch vụ quảng cáo tin nhắn Facebook. Vậy làm thế nào để có thể gửi tin nhắn hàng loạt đến người dùng trên Facebook?

Khi đó các bạn cần sử dụng một phần mềm tool hỗ trợ được phát triển từ bên thứ ba không phải Facebook. Và công cụ chăm sóc khách hàng, gửi tin nhắn đến tất cả khách hàng Fchat.vn công cụ có thể gửi tin nhắn hàng loạt, gửi tin nhắn đến những khách hàng cũ và chăm sóc khách hàng cực kì hiệu quả.

Đọc thêm: Cách xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng kết hợp chatbot.

4. Sử dụng các câu trả lời theo kịch bản có sẵn

Bán hàng online hay trực fanpage trên Facebook nghĩa là mỗi ngày bạn sẽ tiếp xúc với vô số khách hàng tiềm năng. Họ có nhu cầu khác nhau, các mối quan tâm khác nhau (về giá cả, chất lượng sản phẩm, phương thức đặt hàng, giao hàng, bảo hành, đổi trả...). Nếu người bán không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng với tất cả các nội dung liên quan, bạn có thể bị bối rối hoặc trả lời không đồng nhất cho một thông tin chung hoặc mất thời gian tìm kiếm lại thông tin, khiến khách hàng phải chờ đợi.

Kịch bản trả lời inbox được áp dụng cho cả 2 trường hợp là kịch bản trả lời tự động và chat riêng với từng khách hàng, khách hàng tiềm năng. Thông thường, với tình huống thứ nhất thì tin nhắn sẽ tự động gửi đến từng khách hàng với thông tin cơ bản nhất còn khi trao đổi riêng với từng người, nội dung kịch bản sẽ ít nhiều có sự linh hoạt.

Chuẩn bị và sử dụng các kịch bản trả lời inbox giúp cả chủ shop, người trực page hay nhân viên bán hàng online... và khách hàng đều tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức. Đồng thời, bạn cũng sẽ phần nào đảm bảo chất lượng dịch vụ bán hàng và chăm sóc khách hàng, đặc biệt là không để xảy ra trường hợp nói với khách này một kiểu, chuyển sang khách khác lại thay đổi thông tin.

5. Tích hợp tự động hóa khách hàng bằng CRM phần mềm quản lý khách hàng

Fchat chatbot Là một hệ thống phần mềm CRM online, giúp bạn quản lý thông tin khách hàng, chuyển đổi khách tiềm năng thành người mua hàng. Sau đó tiếp tục chăm sóc người mua hàng trở thành khách hàng trung thành, và quảng bá dịch vụ cho bạn. Điều tuyệt vời là những công việc này được thực hiện hoàn toàn tự động.

Dù bạn đang bán hàng tại: Cửa hàng, Website, Sàn TMĐT, Landing Page,.. hay đang chạy quảng cáo đa kênh, bạn đều có thể đồng bộ dữ liệu khách hàng về để quản lý và chăm sóc.

Bài viết trên chúng tôi đã đưa ra những giải pháp chăm sóc khách hàng bằng quy trình tự động cũng như giới thiệu tới các bạn một số công cụ chăm sóc khách hàng tự động phổ biến. Hy vọng sẽ giúp các bạn có những quyết định phù hợp cho quy trình chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp mình. Chúc các bạn thành công!